1          Einleitung

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichtet DSW21, sowohl im eigenen Geschäftsbereich als auch innerhalb der Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten. Hierzu zählt auch die gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines unternehmensinternen Beschwerdeverfahrens, welches es Personen ermöglicht, bei DSW21 Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzung im eigenen Geschäftsbereich oder innenhalb der Lieferketten zu platzieren.

2          Verfahrensbeschreibung

Für Hinweise nach dem LkSG stehen der/die Compliancebeauftragte und die externe Ombudsperson zur Verfügung. Die Beschwerdekanäle lauten:

•           Compliancebeauftragter

Oliver van der Meeren
Telefon 0231.955 3658
Telefax 0231.955 3326
E-Mail: o.vandermeeren@dsw21.de
DSW21 Hauptverwaltung
Deggingstraße 40
44141 Dortmund

•           Ombudsmann

Kanzlei PARK/Wirtschaftsrecht
Rechtsanwalt Prof. Dr. Tido Park
Telefon 0231.9580680
Telefax 0231.95806899
E-Mail: kanzlei@park-wirtschaftsstrafrecht.de
PARK Wirtschaftsstrafrecht
Rheinlanddamm 199
44139 Dortmund

Selbstverständlich werden eingehende Hinweise vertraulich behandelt.

Die Prozessverantwortung zur Eingangsbearbeitung und Korrespondenz mit den Hinweisgebern liegt bei der/dem Compliancebeauftragten. Die Überprüfung der Beschwerden und Einleitung von Abhilfemaßnahmen erfolgt in Zusammenarbeit mit den betroffenen Fachbereichen. Der/die Compliancebeauftragte führt das Beschwerdeverfahren unparteiisch, unabhängig und weisungsfrei durch.

3          Ablauf

Eingegangene Hinweise werden dem Hinweisgebenden gegenüber spätestens nach 7 Tagen ab Kenntnisnahme durch den/die Compliancebeauftragte/n bestätigt. Sofern möglich und nötig, wird in diesem Zeitraum der Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person erörtert. Der/die Compliancebeauftragte kontaktiert ebenfalls innerhalb von 7 Tagen nach Eingang des Hinweises den Fachbereich, in dessen fachliche Zuständigkeit die Beschwerde fällt. Hierbei kann sie/er auch die Interne Revision unterstützend hinzuziehen. Ansprechpartner in den Fachbereichen sind die jeweiligen Führungskräfte der zweiten Leitungsebene.

Ab dem Zeitpunkt der Kontaktierung durch die / den Compliancebeauftragten erhalten die Fachbereiche zunächst eine Frist von zwei Wochen zur Abgabe einer Stellungnahme. Diese Frist kann bei Bedarf um bis zu weitere zwei Wochen im Ausnahmefall verlängert werden. Somit besteht eine max. Bearbeitungsdauer durch die Fachbereiche von vier Wochen.

In Abhängigkeit des Ergebnisses der finalen Stellungnahme des Fachbereichs wird der Hinweisgebende innerhalb von weiteren 7 Tagen ab Kenntnisnahme durch den/die Compliancebeauftragte/n entweder darüber informiert, dass der Verstoß nicht bestätigt werden kann oder der Verstoß anerkannt wird und Abhilfemaßnahmen getroffen werden, über deren Ausgang zu einem späteren Zeitpunkt informiert wird.

Sollte ein Verstoß bestätigt werden, so hat der betroffene Fachbereich unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen einzuleiten, um zukünftige Verstöße zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren.

• Im eigenen Geschäftsbereich hat die Abhilfemaßnahme zu einer sofortigen Beendigung des Verstoßes zu sorgen.
• Sollte ein unmittelbarer Zulieferer einen Verstoß begehen, so wird der Einkauf diesen kontaktieren mit dem Ziel, geeignete Abhilfemaßnahmen in einem angemessenen konkreten Zeitrahmen zu vereinbaren.
• Sollte ein mittelbarer Zulieferer betroffen sein, so wird ebenfalls der unmittelbare Zulieferer wie zuvor beschrieben kontaktiert mit dem Ziel, dass dieser entsprechenden Einfluss auf den mittelbaren Zulieferer ausübt.

Ziel ist es, dass Verstöße bei Zulieferern innerhalb eines Monats nach Kontaktaufnahme durch den Fachbereich abgestellt werden. Der betroffene  Fachbereich meldet die erfolgreiche Durchführung der Abhilfemaßnahme innerhalb von 7 Tagen an den/die Compliancebeauftrage/n. Diese/r gibt dem Hinweisgebenden unverzüglich eine entsprechende Rückmeldung.

Damit ist das Beschwerdeverfahren abgeschlossen.

Das zuvor beschriebene Verfahren gilt auch bei anonym eingehenden Beschwerden. In diesem Fall unterbleibt jedoch eine Erörterung des Sachverhalts mit und eine Rückmeldung an den Hinweisgebenden, es sei denn, eine solche sei über die externe Ombudsperson möglich.

1. Introduction

The German Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) obliges DSW21 to appropriately observe human rights and environmental due diligence obligations within its own business operations and across its supply chains. This includes the legal requirement to establish an internal company grievance mechanism, enabling individuals to report human rights or environmental risks or violations within DSW21’s operations or its supply chains.

2. Procedure Description

For reports under the LkSG, both the compliance officer and the external ombudsperson are available as points of contact. The complaint channels are:

Compliance Officer

Oliver van der Meeren
Phone: +49 231 955 3658
Fax: +49 231 955 3326
Email: o.vandermeeren@dsw21.de
DSW21 Head Office
Deggingstraße 40
44141 Dortmund

Ombudsman

PARK/Wirtschaftsrecht Law Firm
Attorney Prof. Dr. Tido Park
Phone: +49 231 9580680
Fax: +49 231 95806899
Email: kanzlei@park-wirtschaftsstrafrecht.de
PARK Wirtschaftsstrafrecht
Rheinlanddamm 199
44139 Dortmund

All incoming reports are, of course, treated confidentially.

The compliance officer is responsible for processing reports and corresponding with whistleblowers. The review of complaints and the initiation of remedial measures are carried out in collaboration with the relevant departments. The compliance officer conducts the grievance procedure impartially, independently, and without instructions.

3. Process

Incoming reports are acknowledged to the whistleblower no later than seven days after receipt by the compliance officer. If necessary and feasible, the matter is discussed with the whistleblower within this period. The compliance officer also contacts the relevant department responsible for addressing the complaint within seven days of receiving the report. Internal Audit may be involved as support. Points of contact in the departments are the respective managers at the second leadership level.

From the time of contact by the compliance officer, departments are initially given a deadline of two weeks to provide a statement. This deadline may be extended by up to two additional weeks in exceptional cases, resulting in a maximum processing time of four weeks by the departments.

Based on the department's final statement, the whistleblower will be informed within seven days from the compliance officer's acknowledgment of the statement, either that the violation could not be confirmed or that it has been acknowledged, and remedial actions have been initiated. The whistleblower will be informed of the outcomes of these measures at a later stage.

If a violation is confirmed, the affected department must immediately initiate appropriate remedial measures to prevent, end, or minimize future violations:

• Within the company’s own operations, the measure must ensure the immediate cessation of the violation.
• If a direct supplier is responsible, the procurement department will contact the supplier to agree on appropriate remedial actions within a reasonable and specific timeframe.
• If an indirect supplier is involved, the direct supplier will also be contacted to exert influence on the indirect supplier, as described above.

The goal is to resolve violations at the supplier level within one month of the department’s contact. The affected department reports the successful implementation of remedial measures to the compliance officer within seven days. The compliance officer promptly provides corresponding feedback to the whistleblower.

This concludes the grievance procedure.

The procedure described above also applies to anonymous complaints. In such cases, however, there will be no discussion of the matter or feedback to the whistleblower unless such feedback is possible via the external ombudsperson.