1 Einleitung
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichtet DSW21, sowohl im eigenen Geschäftsbereich als auch innerhalb der Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten. Hierzu zählt auch die gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines unternehmensinternen Beschwerdeverfahrens, welches es Personen ermöglicht, bei DSW21 Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Pflichtverletzung im eigenen Geschäftsbereich oder innenhalb der Lieferketten zu platzieren.
2 Verfahrensbeschreibung
Für Hinweise nach dem LkSG stehen der/die Compliancebeauftragte und die externe Ombudsperson zur Verfügung. Die Beschwerdekanäle lauten:
• Compliancebeauftragter
Oliver van der Meeren
Telefon 0231.955 3658
Telefax 0231.955 3326
E-Mail: o.vandermeeren@dsw21.de
DSW21 Hauptverwaltung
Deggingstraße 40
44141 Dortmund
• Ombudsmann
Kanzlei PARK/Wirtschaftsrecht
Rechtsanwalt Prof. Dr. Tido Park
Telefon 0231.9580680
Telefax 0231.95806899
E-Mail: kanzlei@park-wirtschaftsstrafrecht.de
PARK Wirtschaftsstrafrecht
Rheinlanddamm 199
44139 Dortmund
Selbstverständlich werden eingehende Hinweise vertraulich behandelt.
Die Prozessverantwortung zur Eingangsbearbeitung und Korrespondenz mit den Hinweisgebern liegt bei der/dem Compliancebeauftragten. Die Überprüfung der Beschwerden und Einleitung von Abhilfemaßnahmen erfolgt in Zusammenarbeit mit den betroffenen Fachbereichen. Der/die Compliancebeauftragte führt das Beschwerdeverfahren unparteiisch, unabhängig und weisungsfrei durch.
3 Ablauf
Eingegangene Hinweise werden dem Hinweisgebenden gegenüber spätestens nach 7 Tagen ab Kenntnisnahme durch den/die Compliancebeauftragte/n bestätigt. Sofern möglich und nötig, wird in diesem Zeitraum der Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person erörtert. Der/die Compliancebeauftragte kontaktiert ebenfalls innerhalb von 7 Tagen nach Eingang des Hinweises den Fachbereich, in dessen fachliche Zuständigkeit die Beschwerde fällt. Hierbei kann sie/er auch die Interne Revision unterstützend hinzuziehen. Ansprechpartner in den Fachbereichen sind die jeweiligen Führungskräfte der zweiten Leitungsebene.
Ab dem Zeitpunkt der Kontaktierung durch die / den Compliancebeauftragten erhalten die Fachbereiche zunächst eine Frist von zwei Wochen zur Abgabe einer Stellungnahme. Diese Frist kann bei Bedarf um bis zu weitere zwei Wochen im Ausnahmefall verlängert werden. Somit besteht eine max. Bearbeitungsdauer durch die Fachbereiche von vier Wochen.
In Abhängigkeit des Ergebnisses der finalen Stellungnahme des Fachbereichs wird der Hinweisgebende innerhalb von weiteren 7 Tagen ab Kenntnisnahme durch den/die Compliancebeauftragte/n entweder darüber informiert, dass der Verstoß nicht bestätigt werden kann oder der Verstoß anerkannt wird und Abhilfemaßnahmen getroffen werden, über deren Ausgang zu einem späteren Zeitpunkt informiert wird.
Sollte ein Verstoß bestätigt werden, so hat der betroffene Fachbereich unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen einzuleiten, um zukünftige Verstöße zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren.
• Im eigenen Geschäftsbereich hat die Abhilfemaßnahme zu einer sofortigen Beendigung des Verstoßes zu sorgen.
• Sollte ein unmittelbarer Zulieferer einen Verstoß begehen, so wird der Einkauf diesen kontaktieren mit dem Ziel, geeignete Abhilfemaßnahmen in einem angemessenen konkreten Zeitrahmen zu vereinbaren.
• Sollte ein mittelbarer Zulieferer betroffen sein, so wird ebenfalls der unmittelbare Zulieferer wie zuvor beschrieben kontaktiert mit dem Ziel, dass dieser entsprechenden Einfluss auf den mittelbaren Zulieferer ausübt.
Ziel ist es, dass Verstöße bei Zulieferern innerhalb eines Monats nach Kontaktaufnahme durch den Fachbereich abgestellt werden. Der betroffene Fachbereich meldet die erfolgreiche Durchführung der Abhilfemaßnahme innerhalb von 7 Tagen an den/die Compliancebeauftrage/n. Diese/r gibt dem Hinweisgebenden unverzüglich eine entsprechende Rückmeldung.
Damit ist das Beschwerdeverfahren abgeschlossen.
Das zuvor beschriebene Verfahren gilt auch bei anonym eingehenden Beschwerden. In diesem Fall unterbleibt jedoch eine Erörterung des Sachverhalts mit und eine Rückmeldung an den Hinweisgebenden, es sei denn, eine solche sei über die externe Ombudsperson möglich.